PFL-Paid Family Leave(有給家族休暇について) in CA

人事

すっかり更新が滞ってしまった当ブログ・・・お伝えしたい情報は沢山あるのに時間が・・・と思っていたら
最後の更新から数ヶ月も経ってしまいました (涙) 
これからも少しずつですが情報共有をさせていただければと思いますので、
お付き合いいただけると幸いです。

さて、今回はアメリカの育休産休制度について取り上げます。

「従業員からPFL(Paid Family Leave)の申請が来たが、どうしたら良いのか」
「カリフォルニアの育休産休制度ってどうなってるのでしょうか?」といった
お問い合わせを最近よくいただきますが、アメリカの制度は日本とは異なる点も多く注意が必要です。
今日は弊社が在籍しているカリフォルニア州における制度や注意すべき点などについてご紹介します。

★そもそもPFL(Paid Family Leave)とは?

PFLとは、「家族が重病にかかった際の看病、出産、育児、養子縁組等を理由として休暇を取る場合、“有給”として認める」
という制度です。
日本のいわゆる産休・育休制度に値する制度ですが、PFLには家族の看病や養子縁組に必要な時間など日本のそれよりも
広範囲に適用されます。

PFLでは最長6週間、およそ賃金の約60〜70%(所得に応じて)の支給額を受け取ることができます。

 “有給”というのがポイントです。連邦法にも類似したFMLA(Family and Medical Leave/家族医療援護法)がありますが、
これはあくまで雇用の継続保証と無給休暇の取得を定めたものです(休んでも良いけれど、お金は貰えない)。
カリフォルニア州では、連邦法の規定を上回るプログラムを用意しているわけです。
但し、このPaid Family Leaveは雇用の保証をするものではありません。

ちなみに、ここでいう“Family (家族)”とは、子供、両親、義父母、祖父母、孫、兄弟姉妹、配偶者、事実婚パートナーを指します。


PFLの財源は?会社が払わないといけないの?

PFLは全額従業員の給与控除を財源にして支給されるため、雇用主(企業等)が直接従業員に支払う義務はありません。

そもそも雇用主は、SDI(State Disability Insurance/カリフォルニア州障害保険)への加入義務があり、
従業員も給与から障害保険費用が天引きされています。PFLに関する費用もそこから捻出されます。
PFLはSDIプログラム内の1プログラムとして位置づけられているのです。

給与明細を見てみると、CASDIとして毎回控除されていますが、まさにこれです。
この機会に、ご自身の給与明細を確認してみて下さい。
給与から何が引かれているのか実は知らない・・・というのはよくある話です。

 

★雇用主の義務・注意すべきポイント

雇用主に支払義務はありませんが、もちろん何もしなくても良いというわけではありません。
まずはベースとなる部分についてご説明します。

1.従業員への周知・告知義務

雇用主は、PFLについて従業員へ周知・告知する義務があるとされています。
従業員の入社時や休暇取得の際に本制度を通知することや、雇用や労働条件に関連する法律や規制を従業員に知らせるために、
ポスター等を掲示することが義務付けられています。
なお、パンフレットやポスターはEDD(カリフォルニア州雇用開発局)のwebサイトから無料でダウンロードすることもできます。

2.就業規則への記載

従業員とのトラブルを避けるためにも、就業規則にPFLについて会社としてもサポートする旨を記載しておくことをお勧めします。就業規則に記載をしておくことで、前述の「従業員への周知」を会社が行なっていることを証明することにもつながるためです。

3.従業員からPFLの申請が上がってきたら

あくまでPFLは従業員が申請するところから始まります。従業員がEDD(雇用開発局)に有給休暇申請を提出した後、
フォームが雇用主に送信されます。雇用主には、2営業日以内にフォームに必要事項を記入してEDDに返却することが義務付けられています。EDDにフォームが戻ると審査が行われ、問題なければ支給額がEDDから従業員に直接支払われる、というプロセスになっています。

 

 

以上、簡単ですがPFLの概要についてご紹介しました。
PFLについては従業員の関心も高まってきていますので、最低限の知識や情報は抑えておきたいところですね。

そして次回は「休暇前の給与はどこまで払えば良いのか?Non ExemptとExemptに違いはある?」といったもう少し具体的な話について、実際のケースなどを交えながらご紹介していきたいと思います。給与や休暇などsensitive(何かと揉めがち…)な話題を取り上げますので、ぜひこちらもご覧いただければと思います。

 

参考:
https://www.edd.ca.gov/Disability/About_PFL.htm
https://www.shrm.org/

 

This material is for informational purposes only as of date posted and not for the purpose of providing legal advice.
You should always contact your attorney to determine if this information, and your interpretation of it, is appropriate to your particular situation.
この資料は、掲載した日時点における情報提供のみを目的としており、法的助言を提供する目的ではありません。
この情報とその解釈が御社の特定の状況下で適切であるかどうかは、弁護士等にご確認ください。

人事
PFL(有給家族休暇) in CA Part2 【賃金・休暇】

前回のブログでPFLの概要についてご紹介をさせていただきましたが、今回はもう少し具体的なケースについてご紹介いたします。休暇や給与といった、Sensitiveな話題を取り上げますのでご参考にして下さい。 まずは、PFLについての簡単なおさらいですが、PFL(Paid Family Leave)とは、「家族が重病にかかった際の看病、出産、育児、養子縁組等を理由として休暇を取る場合、“有給”として認める」という制度です。PFLでは最大6週間、賃金の約60〜70%(所得に応じて)の支給額を受け取ることができます。 というものでした。では、早速具体的なケースを見ていきましょう。 ★どのように賃金を支払うのか? 例えば、7月1日(月)〜5日(金)までは通常通り勤務し、翌週の、7月8日(月)〜12日(金)はPFLを利用して休む場合、賃金はどのようになるでしょうか?(通常勤務日が月曜日〜金曜日の会社だったとします) 1週目は通常通り勤務していますので、100%の賃金を会社が支給します。(通常通りです)2週目はPFL休暇ですので、会社から賃金を支払う義務は発生せず、PFL(州)から賃金の約60〜70%(所得に応じて)が支給されます。この場合Non-Exempt社員もExempt社員も考え方、取り扱いは同一です。表にすると以下のようになります。   1週目:7/ 1(月)〜5(金) 2週目:7/ 8(月)〜12(金) 勤怠 出勤 休み 給与 会社が支払 会社の支払義務なし PFL支給額 支給されない 支給される(※) (※)あくまでEDD(カリフォルニア州雇用開発局)の認可が下りることが前提です ★Exempt社員がPFLを申請したら? 日系企業が何かと頭を悩ませるExempt社員の取り扱いですが、PFLに関してもよくご質問をいただきますので、ここでご紹介します。 Q.もしExempt社員から「週半ばからPFLを利用して休みたい」という申請があったら、どのように対応すべきでしょうか?前提として、Exempt社員は「1週間のうち1時間でも働いていたら100%の給与を支給する」というルールがあると聞きましたがPFLの場合も同様に扱うべきでしょうか?   ※Exempt社員とは?についてはこちらのブログをご覧ください。 Non-Exempt社員には「時給」という考え方があるためか取り扱いがわかりやすいのですがExempt社員には時給の概念がなく、悩まれる方も多いと思います。 実はEDD(州)もExempt社員の取り扱いについてスタンスやルールを明確にしていません。そのため解釈や運用は企業に委ねられていますが、基本的にはPFLの場合も同様に扱うことをお勧めしています。 具体的には、「1時間でも働いていたら給与を払う」もしくは「PFLを取るのであれば、働かないように指示する」というスタンスを取ることをお勧めしています。 今回のケースは、週半ばから休みたいということなので例えば、7月8日(月)〜9日(火)までは通常通り勤務し、10日(水)〜12日(金)まで休みたいという申請があった場合は以下のいずれかの対応を取ることをお勧めします。  対応1:8日(月)・9日(火)の2日間勤務しているので100%給与を支給する(つまり、PFLとしての休みにしない)  対応2:PFLとしての休みにする。ただし8日(月)・9日(火)も働かないように指示し、給与は支給しない 対応1にすると「3日も休むのに1週間分の給与を払うのは腑に落ちない・・・」と違和感を覚える方が多いようですが、Exempt社員は休んだとしても特定の場合を除いて給与控除はできない等のルールがありますので、(詳しくはこちらのブログ)PFLについても例外ではなく、同様の考え方で対応することをお勧めします。 ★余っている有給を先に使える? もう一つよくいただくご質問をご紹介します。 Q.PFLの申請があっても、通常の有給が余っている従業員には、そちらを先に使ってもらうことはできるのでしょうか?会社としては有給が余っているならそちらを先に使ってもらいたいのですが。 どの種類の休みを使ってもらうか?というご質問ですが、余っている有給を先に使ってもらうよう、強要する事は出来ません。あくまで従業員の意思で、どの種類の休みを使うかを選ぶ事が出来るとされています。 ”従業員の意思”がキーワードですので、「強要された」と従業員に認識されないよう注意が必要です。 中には「通常の有給であれば賃金の100%が支給されるのに対して、PFL休暇は賃金の60〜70%と減額になるので、余った有給を先に使いたい」と考える従業員もいます。有給を先に使う事は会社だけではなく従業員側にもメリットがあると考える人もいるため、これらのメリットも伝えて従業員自身に選択してもらうのが良いでしょう。 出来るだけ有給消化をしてもらいたいという企業もあるかと思いますが「復帰後に急に休むことを想定して有給は残しておきたい」と考える従業員もいますので、後々トラブルにならないようよくコミュニケーションを取って対応したいものです。 以上、2回にわたってPFLについてご紹介をさせていただきました。 これまで見てきた通り、PFLについては州も見解を明確にしていない部分もあり、迷う点・悩む点もあるかと思います。さらに、出産や介護などを抱えた従業員は不安な気持ちを抱えており、些細な一言・対応が誤解やトラブルを招くことにもなりかねません。 制度の趣旨やルールを押さえることはもちろんですが、従業員一人ひとりの気持ちに寄り添ってそれぞれの会社や個々人にあった対応を取ることが大事になります。 This material is for informational purposes …

人事
Exempt社員 – 有給を使い切った後に休んだら?

最近、日本からのアメリカ進出企業への人事サポートが続いております。 その中で、日系企業がなかなか理解できない(納得できない?)事の1つがExempt社員への時間管理です。 注)Exempt 社員について分からない場合は、以前書いたこちらのブログをご参照ください。 という事で、今日はそんなExempt社員への管理に関してよく受ける質問です。 Exemptの社員には、次の場合を除きサラリー全額を支払わなくてはいけません。 言い換えると、サラリーからの控除は、次の非常に限られた状況下でのみ 行う事ができるという事です。 従業員の雇用における、最初と最後の週 例えば、新しいく雇った社員が週の途中から勤務開始の場合、 雇用主はその週を比例配分してサラリーの支払いをすることができます あああ 病気や障害以外の個人的理由(Vacaton、Personal Leave、宗教的遵守 等)で従業員が1日以上休暇を取った場合 子供の学校や課外イベントへの参加する時 子供の学校が急に休校となってしまった時 子供が急に病気になって家にいなくてはいけなくなった時 両親が日本から来ていて休む時 オフィスが開いているにも拘らず、厳しい天気の為通勤しない事を選んだ時 病気や障害のために従業員が1日以上休暇を取っている場合は、Bona Fide Planに従って天引き可能 例えば、毎年5日の病欠を許可されている場合、6日目の病欠を取った従業員は給料から控除される可能性があります。 ただThe U.S. Department of Laborは「a bona fide sick-day policy」に何が含まれるべきかというものを明示してません。 従って、雇用主は年に少なくとも5日か6日以上の病欠を許容する方針を採用することを推奨される事が多いです ううう Vacation、Sick、PTOを使い切った後1日未満で休んだ場合は、基本的には控除はされません ただし、Sick Leaveの方針として2時間単位、4時間単位で取得可能としている場合は可能です。 Sick Dayを使い切った後、病気のために早退する場合、従業員がその当日勤務した場合は 控除は行われません 容認されない控除 その従業員の仕事の質や量によってサラリーを引くすること 勤務不可能 (これにはホリデーシーズンにおけるシャットダウンなども含まれます) 懲戒上の理由によって控除する事 (連邦規則および裁判所の決定により、特定の懲戒上の理由による控除が認められているが、 Labor Comissionorは、かかる控除が認められないことを示唆する意見書を発行しています) 陪審員義務、証人義務、軍事関連義務 …

人事
人を見る

先日、とある企業の副社長様より、こんな質問を頂きました。 川崎さんはお仕事柄、いろいろな人々を「見ている」と思います。 その時に、こういうことは必ず見る、というような事があれば教えていただけませんでしょうか。 培っていた「ノウハウ」を簡単に教えていただくことは図々しいことですので、 ヒントみたいなことでも結構です。 どちらかと言うと感覚的にやってきたことも多いので 質問されるとなかなかずばりと回答しにくい。。。 ただ自分はどのように人を見ているのか、これも良い機会かと思い 自分が面接をする際のスタンスや基準を少しまとめてみる事にしました。     第一印象というのはあくまで印象ですし、採用するポジションや企業、 または業界によっても様々な基準があります。 従ってこれだけによって採用を決めるべきものではないと思いますが、 それでも面接という特別な場面において、第一印象から得られるメッセージというのは 無視できるものではありません。 下記に挙げたような、「見た目の身だしなみ」と言う事だけでなく、受け答えの仕方や 面接での態度なども含まれます。 ビジネスマナーとして最低限の事がクリアーしているかどうかは、判断材料になっています。 ・挨拶がない ・目を見て話さない ・遅刻をしてきた (事前に連絡もない) ・言葉使いが汚い、幼稚、など ・服装の乱れや身だしなみ ・横柄な態度     お客様の面接に行ってきたアプリカントに、「面接はどうでしたか?」と聞くと 「あまり自分への質問をされず、アピールを上手くできたか分かりません」 と言う答えが返ってくることが良くあります。 面接官が会社やポジションの説明、これからのビジョンなどを語り それに基づいて 「これは出来ますか」「あれは出来ますか」というような質問に終始し、 ほとんど面接官が話をして終わってしまうパターンですね (笑) アプリカントは熱心に話を聞いて、時に相槌を打ち、コミュニケーション力のある人であれば 面接官のそんな話に対して質問をしたり、自分の過去の経験話を少し入れたりして 話が盛り上がる。 面接官がなんとなく意気投合した気になって雇ってしまう、典型的パターンです (;^_^A 私は八割方、アプリカントの話を聞いています。 アプリカントの話が少々長くても、答えるまでに多少時間がかかっても、待ちます。 もちろん、中には緊張して言葉が上手く出てこない方もいますので、多少気持ちをほぐすために 私が会話をリードする事もありますが、基本は聞くことが大事だと思っています。     話を聞く、と言ってもさらっと一遍通りの事を聞いて終わるだけでなく 深く掘り下げて聞いていきます。 未来の事よりも、どちらかと言うと過去の出来事についてじっくりと聞いた方が 人となりを理解するのに有効である気がします。 例1 …